Retningslinjer for Bøler IF Friidrett
Retningslinjer for Bøler IF Friidrett 2023
Retningslinjene kan også hentes her i PDF-filformat
Innhold
Formål for Bøler IF Friidrett
Godkjenning og oppdatering av retningslinjene
Organisatorisk tilknytning
Medlemskap
Treningsgrupper
Stemmerett og valgbarhet
Kontingent og treningsavgift
Godtgjørelse til tillitsvalgte og trenere
Årlig møte
Styret i Bøler IF Friidrett
Styrets ansvar
Arrangementer
Trenings- og konkurransedrakter
Klubbutvikling
Økonomirutiner
Økonomisk støtte
Påmelding til løp og stevner
Friplassen
Hjemmeside
Hedersbevisning og æresmedlemskap
Formål for Bøler IF Friidrett
Bøler IF Friidrett skal tilby et bredt utvalg av friidrettsøvelser til alle aldersgrupper, og gi alle mulighet til å oppnå gode resultater.
Bøler IF Friidrett skal ha et godt og trivelig sosialt miljø, hvor den enkelte føler seg inkludert.
Godkjenning og oppdatering av retningslinjene
Retningslinjene bygger på Lov for Bøler Idrettsforening. De godkjennes av gruppestyret og skal oppdateres minst hvert år.
Organisatorisk tilknytning
Bøler IF friidrett er en gruppe i Bøler Idrettsforening og er medlem i Norges Friidrettsforbund gjennom Oslo Friidrettskrets.
Medlemskap
For å delta i gruppens aktiviteter kreves medlemskap i Bøler IF. Innmelding i Bøler IF skal skje elektronisk på eget skjema, som er tilgjengelig både på hjemmesiden til Bøler IF Friidrett og på hjemmesiden til Bøler IF. Medlemskap er gyldig først når kontingent er betalt. Medlemskap kan ikke etableres før eventuelle økonomiske forpliktelser til andre klubber er ordnet. Utmelding kan kun skje skriftlig, på e-post til post@bolerif.no.
Barn som er interessert i friidrett kan delta i to fellestreninger før de bestemmer seg for innmelding.
Medlemskapet omfatter dugnadsplikt i forbindelse med gruppens arrangementer. For barn og ungdom faller dugnadsplikten på de foresatte.
Treningsgrupper
Friidrettsgruppa har følgende treningsgrupper:
Barn og ungdom:
6-9 år
10-12 år
13-19 år
Voksne:
Aktivgruppe
Ressursgruppe (frivillige, tidligere kalt støttemedlemmer)
Stemmerett og valgbarhet
For å ha stemmerett på gruppens årlige møter må et medlem ha fylt 15 år, ha vært medlem i minst 1 måned og kan ikke skylde foreningen kontingent. Alle medlemmer som har stemmerett er valgbare til tillitsverv i gruppen og som representant til ting eller møte i overordnet idrettsorganisasjon.
Kontingent og treningsavgift
Medlemskontingenten fastsettes, kreves inn og disponeres av hovedstyret. Trenings-/gruppeavgiften vedtas av hovedstyrets årsmøte etter innstilling fra gruppens årlige møte. Gruppen disponerer avgiften selv. Oppdatert oversikt over størrelsen på treningsavgiften skal finnes på gruppens hjemmeside.
Treningsavgiften kreves inn via Spond. Satsene for 2023 er:
Medlemmer under 10 år: kr 600,-
Medlemmer 10-12 år: kr 950,-
Medlemmer 13-19 år: kr 1.100,-
Aktivgruppe: kr 1.100,-
Ressursgruppe: kr 250,-
Godtgjørelse til tillitsvalgte og trenere
Tillitsvalgte og trenere kan motta en rimelig godtgjørelse for sitt arbeid, samt refusjon for faktiske utgifter. Utgiftene til godtgjørelse skal fremgå av gruppens budsjett og regnskap. Styret beslutter fordelingen av godtgjørelsen.
Årlig møte
I henhold til Lov for Bøler IF skal gruppens årlige møte avvikles innen en frist som fastsettes av hovedstyret. Dato for møtet kunngjøres for medlemmene så snart den er bestemt. Innkalling skal legges ut på gruppens hjemmeside minst én uke før møtet (hovedstyret ønsker at det skal være 1 måneds varsel). Medlemmer som ønsker det skal før møtet få tilgang til regnskap, årsberetning og eventuelle forslag. Forslag til årlig møte skal leveres senest én uke før møtedato. Årlig møte skal ledes av valgt dirigent.
Årlig møte skal:
Godkjenne innkalling og dagsorden
Velge dirigent, protokollfører og 2 personer til å underskrive protokollen
Behandle gruppens årsberetning
Gjennomgå og ta til etterretning gruppens regnskap
Behandle innkomne forslag
Foreslå treningsavgift for klubbens årsmøte
Vedta gruppens budsjett (forslag til hovedstyrets årsmøte)
Velge representant til ting (forslag til hovedstyrets årsmøte)
Velge gruppestyre (forslag til hovedstyrets valgkomite). Leder og nestleder velges enkeltvis ved navn.
Valgkomite på 2 personer velges dersom gruppestyret ønsker det.
Lov om Bøler IF krever ikke at det velges nestleder. Gruppen beslutter selv om den vil velge nestleder som stedfortreder for leder.
Valg avgjøres ved simpelt flertall.
Styret i Bøler IF Friidrett
Gruppestyret skal bestå av minst tre medlemmer. Loven sier ikke noe om kjønnsfordelingen i gruppestyrene. Gruppen bestemmer antall styremedlemmer, basert på en vurdering av ansvarsområdene og behovet for tillitsvalgte til å ivareta disse. Styret skal ha en ungdomsrepresentant. Styret konstituerer seg selv.
Oppmann og arrangementsansvarlige kan utpekes av styret og har møte- og talerett på styremøtene.
Styrets ansvar
Styret i Bøler IF Friidrett er ansvarlig overfor gruppens årlige møte og hovedstyret for gruppens økonomi. Hele foreningen hefter for gruppens økonomiske forpliktelser, og friidrettsgruppen kan ikke inngå avtaler eller representere Bøler IF utad uten hovedstyrets godkjenning.
Styret i Bøler IF Friidrett disponerer treningsavgiften og eventuelle sponsorinntekter.
Styret i Bøler IF Friidrett skal behandle alle faglige saker som gjelder friidrett. Hovedstyret skal informeres om gruppens arrangementer, og gruppen selv skal stå for det tekniske arrangementet. Gruppen handler selvstendig i idrettstekniske saker som kun vedrører gruppen.
Leder av Bøler IF Friidrett er ordinært fast medlem av hovedstyret i Bøler IF, med nestleder som vararepresentant. Disse velges av hovedstyrets årsmøte.
Styret skal møtes ved behov, ordinært minst en gang i måneden. Møteinnkalling med saksliste skal sendes styremedlemmene minst to dager før møtedato. Det skal skrives referat fra styremøtene, som ikke bør ha en varighet på mer enn to timer.
Arrangementer
Bøler IF Friidrett har følgende faste arrangementer:
Bølerstafetten
Ulsrudvann Rundt
Bølers barneleker
Nøklevann Rundt
Klubbmesterskap i terrengløp
Friidrettsskole
I tillegg kan gruppen arrangere klubbstevner og påta seg å arrangere åpne banestevner, primært for barn. Gruppen arrangerer idrettsmerkeprøver når dette er aktuelt.
Alle arrangementene er basert på dugnad fra medlemmene. Det er anledning til å skaffe eksterne sponsorer. Sponsoravtaler skal godkjennes av hovedstyret.
Trenings- og konkurransedrakter
Bøler IF Friidrett skal tilby medlemmene trenings- og konkurransedrakter i klubbfarger, påtrykt/påsydd navn (klubb og gruppe) og gruppens logo. Draktene skal også påføres logoen til samarbeidspartnere som krever dette. Styret beslutter hvorvidt og i hvilken grad gruppen skal subsidiere dette utstyret overfor medlemmene.
Forutsetningen for subsidiering er at klubbtøyet benyttes regelmessig på trening, og for å få refusjon av startkontingent skal klubbens t-skjorte/singlet brukes i konkurranser.
Medlemmer som har private sponsorer kan bruke egne trenings- og konkurransedrakter, så sant de er påført gruppens logo og logoen til eventuell samarbeidspartner. I norske mesterskap og stafetter skal klubbdrakt benyttes.
Klubbutvikling
Et igangsatt klubbutviklingsprosjekt videreføres og avsluttes i 2023. Resultatet vil initiere gruppens årsplaner fremover.
Økonomirutiner
Klubben innførte nye økonomirutiner i 2021.
Bankkonti
DNB er klubbens bankforbindelse. Hovedstyret og gruppene har felles drifts- og sparekonti. Klubbens driftskonto er 1503.34.78701. Gruppen beholder konto 0536.35.98554 som vippskonto.
Økonomiansvarliges oppgaver
Utgående fakturering
Treningsavgiften faktureres via Spond. Øvrig fakturering, som klubbtøy, sponsorer mv, skjer via Tripletex.
Inngående fakturaer
EHF-fakturaer kommer direkte til Tripletex. Økonomiansvarlig «godkjenner» den og påfører regnskapskonto.
Fakturaer som kommer i posten eller på e-post lastes opp i bilagsmottaket i Tripletex, og påføres nødvendig informasjon (regnskapskonto mv).
Timelister fra trenerne påføres samlet beløp, attesteres og lastes opp i Tripletex.
Ved refusjonskrav (startkontingent mv) fyller økonomiansvarlig ut eget skjema, som attesteres og lastes opp i bilagsmottaket sammen med kvitteringer.
Betaling
Regnskapsfører bokfører og legger betalingen/fakturaen til remittering. Daglig leder godkjenner remitteringen. Betalingen initieres fra Tripletex, ved at en liste overføres til et venteregister i banken, som utfører betalingen på forfallsdag.
Økonomisk støtte
Bøler IF Friidrett får utbetalt hodestøtte (NIF, LAM) og momsrefusjon via hovedstyret. Grasrotmidlene beholdes av hovedstyret. Gruppen kan i tillegg søke Østensjø bydel, organisasjoner og næringsliv om økonomisk støtte, både generelt og i forbindelse med enkeltarrangementer. Når det er aktuelt kan gruppen søke Norges Friidrettsforbund om spillemidler.
Startkontingent
Medlemmene kan delta gratis i egne arrangementer. Utøvere under 20 år får dekket startkontingent i alle konkurranser. Refusjonssatsene for medlemmer fra 20 år skal fremgå av gruppens oppdaterte nettside. Krav om refusjon, med kvitteringer, skal fremsettes innen 1 måned etter konkurransen.
Aktivgruppen får i 2023 inntil kr 2.500,- i refusjon av startkontingent i baneløp og mosjonsløp, inkludert Sentrumsløpet og Oslo Maraton.
Ressursgruppen får ikke refundert startkontingent.
Reise og opphold
Hovedmesterskapet på bane refunderes 100 %. Reisen skal skje på en rimelig måte og bør planlegges i god tid.
Ungdomsmesterskap og juniormesterskap på bane refunderes 100 %. Styret varsles på forhånd. Reisen skal skje på en rimelig måte og bør planlegges i god tid. På samme vilkår dekkes reise- og oppholdsutgifter for 1 ledsager.
NM i terrengløp, kort og lang løype (gjelder ikke NM i terrengultra og NM i motbakkeløp), refunderes 25-100 %. Styret varsles på forhånd. Reisen skal skje på en rimelig måte og bør planlegges i god tid.
Andre arrangementer med NM-status, inkludert veteranmesterskap på bane og utvalgte mosjonsløp som anbefales av klubben, refunderes inntil 50 %. Styret varsles på forhånd. Reisen skal skje på en rimelig måte og bør planlegges i god tid.
Ved deltakelse i andre mosjonsløp refunderes ikke reise- og oppholdsutgifter.
Annen refusjon/godtgjørelse
Bøler IF Friidrett betaler etter søknad helårslisens (grunnlisens) for utøvere til og med 19 år. Økonomisk støtte til treningsleirer, medisinsk behandling, spesielle arrangementer, stevner osv. besluttes av gruppestyret. Slike kostnader skal forankres i budsjettet og klart fremgå av regnskapet.
Medlemmer som kvalifiserer seg til mesterskap får gratis konkurransetøy (singlet, løpetopp, hipster, T-skjorte, shorts, kort tights).
Styremedlemmer og trenere får gratis profileringstøy i henhold til styrevedtak.
Nye trenere får heretter gratis:
treningsdress (jakke, bukse). Sommertights kan velges istedenfor treningsbukse
vintertights
T-skjorte
kort tights eller shorts
hettegenser
lue eller hodebånd
Ny tildeling skjer ved behov, eller ved betydelig endring av modeller.
Tilsvarende gjelder for oppmann og styremedlemmer.
Nye medlemmer får en gratis T-skjorte.
Påmelding til løp og stevner
Påmelding til stafetter foretas av sportslig leder, oppmann eller trener. Kopi skal sendes økonomiansvarlig for betaling av startkontingent (arrangør sender ordinært faktura i ettertid). Voksne medlemmer skal selv melde seg på konkurranser. Påmelding av barn og ungdom skal foretas av foresatte via iSonen. Etter avtale kan påmelding foretas av trener/oppmann, på samme vilkår. Ved påmelding skal Bøler IF Friidrett alltid oppgis som klubb. Bøler IF kan oppgis som klubb dersom påmeldingssystemet ikke godtar noe annet. Etteranmelding skal i størst mulig grad unngås.
Friplassen
Driften av Friplassen på Haraløkka inngår i driftsavtalen som Bøler IF har med Oslo kommune, Bymiljøetaten. I praksis betyr dette at friidrettsgruppa skal:
Forestå daglig drift og tilsyn av Friplassen med tilhørende driftsgarasje
Sette ut og ta inn idrettsutstyr i forbindelse med treningsøkter
Spavende sand i lengdegrop
Planere ut sand i kulesektor
Feie/koste tartandekket rundt lengdegrop og kulesektor 1 gang pr. uke
Søppelplukking
Feil og mangler ved anlegget skal umiddelbart skriftlig meddeles Bymiljøetaten, ordinært via daglig leder. Det samme gjelder eventuell tagging og annet hærverk. Friidrettsgruppa disponerer driftstilskuddet fra Oslo kommune.
Hjemmeside
Bøler IF Friidrett skal ha en godt utviklet hjemmeside, og det er et felles ansvar å skaffe nyhetsstoff. Hjemmesiden er tilgjengelig for alle og skal ikke inneholde intern, fortrolig informasjon. Styret har et felles ansvar for innholdet, og utpeker ansvarlig redaktør (for tiden leder av gruppestyret). Hjemmesiden er gruppens offisielle informasjonskanal, mens Facebook og e-post er supplement. Spond benyttes til intern kommunikasjon i treningsgruppene.
Hedersbevisning og æresmedlemskap
Styret i Bøler IF Friidrett har innstillingsrett overfor hovedstyret når det gjelder hedersbevisning og æresmedlemskap.
Oslo, mars 2023
Bøler IF Friidrett
Styret